Secrétaire des Assemblées - Com. Com. Alpes-Provence-Verdon Sources de Lumière H/F - 83

Le/la secrétaire des assemblées évolue au sein du Pôle Administration générale, assure notamment le secrétariat des assemblées en équipe et sous la responsabilité de la directrice du Pôle.

MISSIONS :
Réalisées sous la responsabilité de la directrice du Pôle Administration générale, les missions s'articulent de la manière suivante :

Gestion administrative des assemblées en binôme avec la directrice du Pôle :
* Rédiger les documents préparatoires de séances (convocations, pouvoirs...) en concertation avec les services
* Planifier les assemblées, les commissions, réunions et rendez-vous des élus
* Veiller au respect de la réglementation des assemblées (délais de transmission de documents avant les réunions convocations, quorum, transmission des actes ...)
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et procès-verbaux
* Transmettre les délibérations, documents et décisions au contrôle de légalité
* Optimiser la qualité et sécuriser les processus administratifs, informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes, au respect des chartes graphiques et rédactionnelles
* Suivre la représentation de la CCAPV dans les diverses institutions
* Organisation du volet officiel des inaugurations et évènements de la collectivité
* Gestion des subventions attribuées aux associations par la collectivité